Création de site internet pour école de musique

Réinscriptions et inscriptions en deux temps

Les anciens élèves se réinscrivent en priorité, avant l'ouverture aux nouveaux. Le site gère ces deux périodes : en juin, un formulaire réservé aux familles déjà inscrites, accessible par un lien envoyé par e-mail ; en septembre, l'inscription ouverte à tous, avec liste d'attente par instrument quand les places manquent.

Le dossier en ligne réunit ce que le secrétariat demandait sur papier : élève, responsables légaux, instrument, niveau, ensemble souhaité, autorisation de droit à l'image, quotient familial. Le tarif se calcule selon votre grille, et le paiement passe par HelloAsso, gratuit pour les associations, ou par Stripe. Le secrétariat exporte ensuite la liste par professeur pour bâtir les plannings.

Le calendrier du site sur une année scolaire

Le site d'une école de musique vit au rythme de l'année : réinscriptions, forum, plannings, concerts. Le tableau situe chaque temps fort et dit qui s'en charge, secrétariat, bénévoles ou bureau.

Période	Ce qui se passe sur le site	Qui s'en charge
Printemps	Mise à jour de la grille tarifaire et des cours	Bureau et secrétariat
Juin	Réinscriptions par lien envoyé aux familles	Secrétariat
Été	Pages instruments et professeurs revues	Secrétariat ou bénévole éditeur
Septembre	Inscriptions ouvertes à tous, liste d'attente	Le formulaire, sans ressaisie
Fin septembre	Export des inscrits par professeur	Secrétariat
Toute l'année	Agenda des auditions et des concerts	Bénévoles avec un compte éditeur
Changement de bureau	Transmission des identifiants administrateur	Président sortant et entrant

Une page par instrument et par pratique collective

Les familles choisissent un instrument avant une école. Chaque instrument a sa page : âge conseillé pour débuter, professeur, location possible, durée du cours. Les pratiques collectives (orchestre, chorale, ateliers jazz ou musiques actuelles) ont aussi la leur, parce qu'elles donnent envie de continuer après les premières années.

Si votre école est soutenue par une collectivité, vérifiez ce qu'elle attend du site, notamment en matière d'accessibilité RGAA.

• Éveil musical et parcours découverte pour les plus jeunes
• Formation musicale : contenu, horaires, obligation ou non
• Location d'instruments et parc disponible
• Grille tarifaire selon le quotient familial et la commune de résidence
• Agenda des auditions et concerts de l'année

Ce que nous ferions pour une école associative

Ce que nous ferions : un site que le secrétariat et les bénévoles mettent à jour sans aide. L'agenda des concerts, les actualités et les horaires changent chaque année, et les bureaux d'association se renouvellent. Un site qui dépend d'une seule personne, ou d'un prestataire qu'on ne joint plus, finit par afficher les tarifs de l'année précédente. Le guide prestataire web injoignable décrit ce cas, fréquent dans les associations.

Évitez d'empiler une extension par besoin. Un formulaire bien construit, un agenda et une passerelle de paiement suffisent. Prévoyez aussi les accès : plusieurs comptes WordPress avec des rôles différents (éditeur pour les bénévoles, administrateur pour une seule personne), et des identifiants transmis au bureau suivant.

Questions fréquentes

Peut-on calculer le tarif selon le quotient familial ?

Oui. La famille indique sa tranche, le formulaire applique votre grille, ajoute la formation musicale et l'adhésion, puis affiche le total. Le justificatif se demande à part, ou se vérifie au premier cours.

Comment gérer la liste d'attente par instrument ?

Chaque instrument a un nombre de places. Une fois complet, le formulaire continue d'accepter les demandes en les marquant « en attente », dans l'ordre d'arrivée. Le secrétariat propose les places libérées sans tenir de liste à part.

HelloAsso ou Stripe pour encaisser les cotisations ?

HelloAsso est gratuit pour les associations, mais propose aux payeurs une contribution volontaire, ce qui surprend parfois les familles. Stripe prélève une commission sur chaque paiement mais s'intègre plus directement au formulaire. Les deux fonctionnent ; le choix revient au bureau.

Quel budget prévoir pour le site ?

Dès 2 500 € HT pour un site avec inscriptions, calcul des tarifs et paiement en ligne, livré en 5 à 6 semaines. Pour une mise en ligne avant le forum de septembre, le projet doit démarrer au printemps.