Cahier des charges pour un site vitrine : le modèle simple

Étape par étape

1. Écrivez l'objectif du site en une phrase, avec l'action attendue du visiteur : appeler, demander un devis, réserver.
2. Décrivez vos clients, d'où ils viennent et les questions qu'ils posent avant de vous contacter.
3. Faites l'état de l'existant : site actuel, nom de domaine, hébergement, accès, fiche Google.
4. Listez les pages, une par prestation principale, et classez les fonctionnalités en indispensables, souhaitables et pour plus tard.
5. Recensez les contenus déjà disponibles et ceux qui restent à produire : textes, photos, logo, documents.
6. Notez les contraintes propres à votre activité, réglementaires ou pratiques, et les sites que vous aimez ou non, en expliquant pourquoi.
7. Indiquez un budget, une date de mise en ligne et la personne qui fera vivre le site ensuite.

À quoi sert un cahier des charges de site vitrine ?

Il sert à décider avant de commencer, et à donner aux prestataires consultés la même base pour chiffrer. Sans lui, chacun imagine un site différent, et les devis ne se comparent pas. Il n'a besoin ni de cinquante pages ni de vocabulaire technique.

Le modèle qui suit se recopie dans un traitement de texte. Chaque rubrique comporte un commentaire, puis les lignes à remplir. Écrivez avec vos mots : un prestataire sérieux vous posera les questions techniques. Quand vous ne savez pas, écrivez-le, c'est une information utile.

Que contient chaque rubrique, et quel problème évite-t-elle ?

Le modèle compte six rubriques. Le tableau résume ce que chacune doit contenir et le problème qu'elle évite en cours de projet, pour vérifier d'un coup d'œil que votre document est complet.

Rubrique	Ce qu'elle contient	Ce qu'elle évite
1. Activité et objectif	L'action attendue du visiteur, votre zone	Un site qui présente sans rien provoquer
2. Clients	Types de clients, questions posées au téléphone	Des pages qui ne répondent à aucune recherche
3. Existant et accès	Domaine, hébergeur, e-mails, comptes Google	Un domaine bloqué, des pages perdues sans redirection
4. Pages et fonctionnalités	Sommaire des pages, besoins classés en trois niveaux	Des fonctions chiffrées qui ne servent pas à l'ouverture
5. Contenus et contraintes	Textes, photos, logo, règles de votre profession	Une mise en ligne repoussée par des contenus en retard
6. Budget, délai et vie du site	Fourchette HT, date, personne qui gérera le site	Des devis pour un site hors de votre budget

Rubrique 1, l'activité et l'objectif du site

L'objectif est la ligne la plus importante du document. Un site qui doit « présenter l'entreprise » ne se construit pas comme un site qui doit faire venir des demandes de devis de rénovation dans un rayon de trente kilomètres. Choisissez une action principale, celle qui compte le plus pour votre chiffre d'affaires, et au besoin une action secondaire.

Exemple d'objectif bien formulé : « Recevoir des demandes de devis pour des salles de bains, avec photos de la pièce et commune du chantier, pour éviter les déplacements inutiles. » À remplir :

• Nom de l'entreprise, activité, statut, adresse et zone d'intervention
• Ce qui vous distingue des concurrents, en deux ou trois phrases concrètes
• Objectif principal du site : l'action attendue du visiteur
• Objectif secondaire éventuel
• Comment vous saurez que le site fonctionne : nombre de demandes, d'appels ou de réservations que vous suivrez

Rubrique 2, vos clients et ce qu'ils cherchent

Cette rubrique décrit les personnes qui doivent trouver le site. Un ostéopathe ne s'adresse pas de la même façon aux parents d'un nourrisson et à un sportif. Un restaurant reçoit des habitués qui veulent la carte du jour et des groupes qui cherchent une salle à privatiser. Ces différences donnent les pages du site.

Le plus utile est la liste des questions que vos clients posent au téléphone. Chacune est une réponse à mettre sur le site, et souvent une recherche faite sur Google. À remplir :

• Types de clients, du plus fréquent au plus rare
• Comment ils vous trouvent aujourd'hui : bouche-à-oreille, Google, réseaux sociaux, plateformes
• Ce qu'ils tapent dans Google, avec leurs mots à eux
• Les questions posées avant de passer commande ou de prendre rendez-vous
• Ce qui les fait hésiter : prix, délais, zone, confiance

Rubrique 3, l'existant et les accès

Cette rubrique évite les mauvaises surprises. Un site existant a peut-être des pages qui apportent des visites depuis des années : les supprimer sans redirection fait perdre ce référencement, et c'est l'inventaire de ces pages qui ouvre toute refonte de site.

Un nom de domaine enregistré par un ancien prestataire doit être récupéré avant la mise en ligne, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Les étapes pour récupérer un nom de domaine sont décrites à part.

Si vous ne connaissez pas certaines réponses, un annuaire Whois donne le bureau d'enregistrement du domaine et sa date d'expiration. Le prestataire retenu peut retrouver le reste. À remplir :

• Adresse du site actuel, s'il existe, et outil utilisé (WordPress, Wix, autre)
• Nom de domaine, bureau d'enregistrement, titulaire et date d'expiration
• Hébergeur et accès disponibles
• Adresses e-mail liées au domaine, et où elles sont hébergées
• Fiche Google Business Profile, Search Console, outil de mesure d'audience : existent-ils, à qui appartiennent-ils
• Pages actuelles à conserver absolument

Rubrique 4, les pages et les fonctionnalités

Listez les pages comme un sommaire. Une page par prestation principale fonctionne mieux qu'une page Services qui regroupe tout : chaque page peut répondre à une recherche précise. Ajoutez la présentation, le contact, les mentions légales, obligatoires, et la politique de confidentialité dès que le site recueille des données, par un formulaire par exemple. Les mentions obligatoires sont rappelées sur le portail Entreprendre de service-public.fr.

Pour les fonctionnalités, classez chaque besoin en trois niveaux : indispensable à l'ouverture, souhaitable, pour plus tard. Ce classement permet au prestataire de chiffrer une première version raisonnable et d'indiquer le coût des ajouts. Si vous utilisez déjà un logiciel, de prise de rendez-vous, de réservation ou de caisse, nommez-le : le site devra s'y raccorder. À remplir :

• Liste des pages, avec une phrase sur le contenu de chacune
• Formulaire : champs souhaités (photos, commune, type de demande, date)
• Prise de rendez-vous ou réservation, et outil déjà utilisé
• Galerie de réalisations, menu, catalogue, documents à télécharger
• Langues du site
• Fonctionnalités souhaitables et pour plus tard, séparées des indispensables

Rubrique 5, les contenus et les contraintes

Les retards de projet viennent le plus souvent des contenus. Indiquez honnêtement ce qui existe, ce qui reste à écrire et qui s'en charge. Des textes à fournir « plus tard » repoussent la mise en ligne d'autant. Si vous voulez qu'on les rédige, prévoyez-le dans le budget dès le départ.

Les contraintes de votre métier changent ce que le site peut afficher. Une profession de santé ou une profession réglementée suit les règles de communication de son ordre ou de son organisme de tutelle : renseignez-vous auprès de lui et indiquez-le dans le document.

Une boutique qui vend à des particuliers peut être concernée par les obligations d'accessibilité RGAA : mentionnez-le, car cela change la façon de construire le site.

Pour le recueil des données personnelles, la CNIL publie des recommandations et des modèles. À remplir :

• Textes existants, à reprendre ou à écrire, et qui les rédige
• Photos disponibles, droits d'utilisation, photos à refaire ou non
• Logo et couleurs, fichiers sources disponibles
• Règles de communication propres à votre profession
• Sites que vous aimez et sites que vous n'aimez pas, avec la raison

Rubrique 6, budget, délai et vie du site

Indiquez une fourchette de budget, et ce qui compterait le plus si elle devait être serrée. Le prestataire propose alors ce qui tient dans l'enveloppe au lieu d'un site imaginaire. Pour fixer cette fourchette, le détail des postes qui font le prix d'un site évite d'oublier les coûts annuels.

À titre de repère, nos sites vitrines WordPress démarrent à 1 900 € HT, et à 2 500 € HT avec réservation intégrée au site.

La date de mise en ligne doit tenir compte de vos contraintes : saison haute, ouverture d'un local, salon professionnel. Un site vitrine prend chez nous quatre à cinq semaines, à condition que les contenus arrivent à temps.

Pensez enfin à l'après : qui modifiera les textes, les horaires et les photos, qui fera les mises à jour de WordPress et des extensions, faut-il une formation. Indiquez aussi que le domaine, l'hébergement et les comptes doivent être à votre nom. À remplir :

• Budget de création, en fourchette, hors taxes
• Budget annuel accepté : domaine, hébergement, maintenance
• Date de mise en ligne souhaitée, et ce qui la justifie
• Personne qui gérera le site au quotidien
• Besoin de formation et de maintenance
• Exigence de propriété : domaine, hébergement et comptes à votre nom

Quels oublis coûtent cher en cours de projet ?

Les adresses e-mail et les pages de l'ancien site qui apportent des visites. Le jour où le domaine change d'hébergement, des boîtes oubliées cessent de recevoir des messages. Sans redirections 301, les anciennes pages disparaissent de Google. Viennent ensuite les accès, la fiche Google créée par un ancien prestataire, les licences d'extensions à son nom.

Relisez le document en vous mettant à la place d'un prestataire qui ne vous connaît pas. S'il peut chiffrer sans vous appeler pour dix questions de base, le document est prêt. Envoyez la même version à chaque prestataire consulté, et demandez que les devis reprennent vos rubriques : la comparaison devient simple.

Ce que nous ferions à votre place

Commencez par la rubrique 2 et la liste des questions que vos clients posent au téléphone. C'est elle qui donne les pages du site, et c'est la plus souvent bâclée.

Restez court. Deux pages bien remplies valent mieux que dix pages de fonctionnalités « au cas où » : chaque ligne ajoutée se chiffre, et la première version doit pouvoir sortir à la date prévue.

Décrivez des besoins, jamais des outils. « Les patients doivent pouvoir réserver seuls » se chiffre facilement. « Installer telle extension » enferme le prestataire dans votre choix, même quand il est mauvais.

Exigez par écrit que le domaine, l'hébergement et les comptes soient à votre nom. C'est la seule rubrique que nous jugeons non négociable. Nous faisons le cadrage en visio à partir de ce document, et vous repartez avec un prix ferme.

Questions fréquentes

Un cahier des charges est-il utile pour un petit site ?

Oui, même en deux pages. Il force à fixer l'objectif et la liste des pages avant de demander des devis, et il évite les ajouts découverts en cours de route, qui allongent le délai et la facture. Sur un petit site, il permet surtout de recevoir des devis qui portent sur le même périmètre.

Dois-je indiquer mon budget ?

C'est préférable. Sans budget, chaque prestataire imagine un site différent et les devis ne se comparent plus. Avec une fourchette, il vous propose ce qui tient dedans, et indique ce qui coûterait davantage. Le budget annuel compte aussi : domaine, hébergement, maintenance et licences éventuelles.

Qui rédige les mentions légales et la politique de confidentialité ?

Les mentions légales sont obligatoires, et l'information sur les données personnelles l'est dès que le site en recueille. Nous les intégrons au site. Leur contenu dépend de votre statut, de votre activité et des données que vous recueillez : c'est à vous de le valider, au besoin avec un juriste ou votre organisation professionnelle. La CNIL publie sur cnil.fr des modèles et des recommandations sur les données personnelles.

Puis-je envoyer le même document à plusieurs prestataires ?

Oui, c'est même son intérêt. Envoyez la même version à chacun et demandez des devis qui reprennent vos rubriques. Vous verrez tout de suite qui a compris l'objectif, qui propose des ajouts non demandés et qui a oublié des points, comme les redirections ou la propriété du nom de domaine.

Je ne sais pas quelles fonctionnalités choisir, que faire ?

Décrivez le besoin et laissez le choix de l'outil au prestataire. Écrivez par exemple « les clients doivent pouvoir réserver une table pour le soir même », sans préciser de module. Le prestataire proposera la façon de faire la plus simple, et vous pourrez comparer les propositions sur ce critère.

Quel thème WordPress choisir pour un site vitrine ?

Ne le choisissez pas dans le cahier des charges. Il n'existe pas de meilleur thème : un thème léger, mis à jour régulièrement et compatible avec l'éditeur de blocs convient à la plupart des sites vitrines. Indiquez plutôt les sites que vous aimez et pourquoi, et laissez le prestataire proposer le thème.

Faut-il joindre des exemples de sites ?

Oui, deux ou trois, avec la raison : la clarté du menu, la façon de présenter les tarifs, les photos. Un site d'une autre activité convient très bien. Ajoutez aussi un site que vous n'aimez pas, il en dit autant sur vos attentes.