Création de site internet pour école privée

Le dossier de préinscription en ligne, pièce par pièce

Le formulaire remplace le dossier papier photocopié au secrétariat. Il demande l'identité de l'enfant, la classe visée, l'établissement actuel, les responsables légaux et leurs coordonnées, puis les pièces : derniers bulletins, livret de famille, justificatif de domicile, certificat de radiation si l'enfant change d'école. Des extensions comme Gravity Forms ou WPForms gèrent les champs conditionnels : une demande pour la petite section ne réclame pas de bulletins. Chaque dossier arrive avec un statut, et la famille reçoit un accusé de réception automatique.

Ces données concernent des mineurs. On limite le formulaire à ce qui sert à la décision, on bloque l'accès direct aux pièces jointes dans wp-content/uploads et on fixe une durée de conservation pour les dossiers non retenus. La CNIL publie des repères utiles aux établissements scolaires.

Les fonctions du site d'une école privée et les outils courants

Chaque besoin du secrétariat correspond à une fonction du site et à un outil WordPress connu. Le tableau les relie, de la préinscription à la liste d'attente, en laissant la vie scolaire au logiciel déjà en place.

Besoin	Fonction du site	Outil courant
Préinscription	Formulaire en étapes avec pièces jointes	Gravity Forms ou WPForms
Pièces des familles	Fichiers hors de l'accès public	Réglage de l'extension et du serveur
Portes ouvertes et visites	Inscription à un créneau de visite	Extension de réservation, comme Amelia
Frais de scolarité	Grille par niveau, datée	Tableau dans la page
Liste d'attente	Statut de chaque demande dans l'administration	Entrées de l'extension de formulaire
Vie scolaire des inscrits	Lien dans l'en-tête du site	EcoleDirecte ou Pronote

Frais de scolarité : une grille lisible par niveau

Les familles regardent le prix avant de demander une visite. Une grille par niveau, avec la contribution des familles, la cantine, l'étude, les frais d'inscription et les réductions pour fratrie, évite des appels qui ne mènent nulle part. Si vos tarifs suivent le quotient familial, un tableau par tranche suffit. Indiquez aussi ce qui se paie à l'inscription et ce qui est mensualisé.

Datez la grille. Une grille de l'an dernier fait douter du reste de la page. Le règlement financier en PDF reste utile pour la signature, mais l'essentiel doit se lire sur la page web, sans téléchargement. Pour estimer le budget du site lui-même, le guide sur le prix d'un site internet détaille les postes qui comptent.

Notre conseil pour une école privée : la page portes ouvertes d'abord

Commencez par la page des portes ouvertes et des visites. C'est celle que les familles se transmettent et celle que Google montre sur « portes ouvertes école » suivi d'une ville. Elle donne la date, l'horaire, le déroulé et un formulaire d'inscription à la visite avec le nombre de personnes. Le lendemain de la journée, elle passe en « visite sur rendez-vous » au lieu de rester datée.

Évitez de refaire sur le site ce que votre logiciel de vie scolaire fait déjà. EcoleDirecte ou Pronote gèrent les notes, les absences et les messages des familles inscrites ; le site public y renvoie par un lien dans l'en-tête et parle à celles qui ne vous connaissent pas encore. La fiche Google Business Profile, reprise dans un travail de référencement local, complète le dispositif pour les recherches par quartier.

Questions fréquentes

Peut-on gérer une liste d'attente depuis le site ?

Oui. Les demandes reçues une fois les places pourvues passent dans un statut « liste d'attente », avec leur date de dépôt. Le secrétariat voit l'ordre d'arrivée et recontacte les familles quand une place se libère, sans ressaisir les dossiers.

Le site remplace-t-il EcoleDirecte ou Pronote ?

Non. Ces outils servent aux familles déjà inscrites : notes, cahier de textes, absences. Le site s'adresse aux familles qui découvrent l'école. Un bouton de connexion placé dans l'en-tête relie les deux.

Peut-on publier des photos d'élèves sur le site ?

Oui, avec l'autorisation écrite des responsables légaux, en général recueillie à chaque rentrée. Beaucoup d'écoles préfèrent des photos de dos, de mains au travail ou de locaux. Une photo doit pouvoir être retirée vite sur demande.

Combien coûte le site et quand sera-t-il prêt ?

Dès 2 500 € HT avec le parcours de préinscription en ligne, pour une mise en ligne en 5 à 6 semaines. La rédaction des pages, si vous nous la confiez, coûte 90 € HT la page.